Dans ce guide, vous trouverez des informations sur la fonction de création automatique de factures, notamment la possibilité de configurer l'envoi automatique, la numérotation des factures ou le contenu des factures. La facturation automatique est une fonctionnalité premium disponible à partir du forfait Business.
1. La première étape idéale consiste à définir les données relatives au propriétaire de la boutique en ligne. Dans le détail du projet, sélectionnez Paramètres de la boutique en ligne, puis Information de contact.
2. Remplissez ici les informations sur votre entreprise, ces données seront ensuite également affichées sur la facture en tant que fournisseur.
ASTUCE : Si vous ne payez pas la TVA, ces informations figurent dans le champ ID de la facture. Si vous êtes un redevable de la TVA, la date de la fourniture taxable sous la date d'échéance apparaît également ici. Vous pouvez trouver plus d'informations sur les paramètres de la TVA dans l'e-shop ici.
3. Pour configurer la création automatique de factures, sélectionnez “Paramètres de la boutique en ligne” dans le détail du projet, puis “Facturation automatique”
4. Ici, vous pouvez définir les propriétés individuelles de la facture.
ASTUCE : La facture est toujours envoyée à l'utilisateur dans la langue dans laquelle la commande a été créée. Il en va de même si vous envoyez la facture manuellement à partir de la gestion des commandes. Cependant, si vous téléchargez manuellement la facture sur votre ordinateur, la facture sera dans la langue du projet.
Options de configuration de la facturation automatique
Paramètres généraux
Facturation automatique
Vous pouvez ici activer ou désactiver la fonction de facturation automatique. Si la fonction est désactivée, les factures ne sont pas créées et il n'y a pas d'informations relatives aux factures dans la gestion des commandes. Par conséquent, si vous utilisez un autre système (externe) pour créer des factures, vous pouvez laisser la fonction désactivée.
Envoi des factures
À ce stade, vous pouvez activer ou désactiver l'envoi automatique de factures aux clients de la boutique en ligne. Si l'envoi automatique est activé, la facture sera envoyée automatiquement après que la commande soit marquée comme payée.
IMPORTANT : En cas de paiement de la commande par carte, le paiement est effectué immédiatement après la création de la commande et une facture est générée et envoyée immédiatement. Dans le cadre d'un autre type de paiement (tel que le virement bancaire), la facture n'est pas envoyée tant que vous n'avez pas marqué la commande comme payée.
Si la fonction est désactivée, il est possible d'envoyer une facture à l'utilisateur uniquement en utilisant le bouton dans la gestion des commandes.
ASTUCE : Lors de l'envoi automatique, un fichier PDF sera envoyé dans le cadre de l'e-mail de l'ordre de paiement. Dans le cadre de l'envoi manuel des factures, votre propre e-mail modifié avec un fichier PDF sera envoyé. Vous trouverez plus d'informations sur la fonction d'édition automatique des e-mails ici.
Numérotation
Préfixe
À ce stade, vous pourrez définir la forme de la numérotation des factures. Vous pouvez utiliser ici n'importe quel chiffre ou lettre (mais pas de caractères spéciaux comme les virgules ou les points) ainsi qu'une constante (une étiquette pour la saisie automatique de la date).
Le seul caractère spécial qui peut être inséré est "%", car il définit l'utilisation de la constante. Pour les constantes, vous pouvez utiliser :
% YY %% MM %% DD% (la date actuelle entière, par exemple 14. 09. 2021 est affichée sous la forme 210914)
% YYYY% (année en cours, par exemple 2021)
% YY% (l'année en cours sous forme abrégée, par exemple l'année 2021 est affichée sous la forme 21)
% MM% (mois en cours, par exemple septembre sera affiché sous la forme 09)
% DD% (jour courant, par exemple le 5ème jour du mois sera affiché comme 05)
Nombre minimal de caractères
Vous pouvez définir ici la longueur du code numérique, c'est-à-dire le nom de la facture. La longueur maximale de la numérotation des factures est limitée à 12 caractères - ce nombre compte l'ensemble du préfixe (lettres ou chiffres saisis manuellement + constantes).
Démarrer à partir de
Cette section permet de définir le numéro de départ de la numérotation des factures. La numérotation par défaut est de 1. En général, nous vous recommandons de ne pas modifier cette valeur - toutefois, si vous avez déjà créé des factures (par exemple dans un autre système) et que vous souhaitez continuer dans notre système, vous pouvez modifier le numéro de départ.
IMPORTANT : La numérotation des factures est automatiquement réinitialisée en fonction des constantes saisies. Si seule la constante de l'année est saisie, la numérotation à la fin de l'année est réinitialisée. Si la constante du mois est également saisie, la numérotation à la fin du mois est réinitialisée. Si la constante du jour est également saisie, la numérotation est réinitialisée chaque jour.
Prévisualisation du prochain numéro de facture
Cette section montre la forme de la numérotation des factures. Cette forme sera donc générée automatiquement sur les factures créées automatiquement.
Exemple de paramétrage de la numérotation
Par exemple, saisissez "WN% MM %% YY%" dans le Préfixe afin que les lettres WN (un exemple de l'abréviation Webnode) apparaissent au début du nom, suivies du mois et de l'année en cours sous forme abrégée. Réglez le nombre minimum de caractères à 12 et réglez le champ Start from à 15 (par exemple, parce que 14 factures ont déjà été créées dans un autre programme). Le format final sera donc "WN062100015".
Contenu de la facture
Texte supérieur
Vous définissez ici le texte qui sera affiché en haut de la facture.
Texte du bas
Le texte rempli à ce stade est affiché en bas de la facture.
Exemple d'une facture créée automatiquement
1. Le numéro (nom) de la facture, qui est édité dans la section Numérotation.
2. Les informations sur le propriétaire de l'e-shop à partir de la section Coordonnées.
3. Le texte supérieur.
4. Texte du bas de page.
ASTUCE : Si nécessaire, vous pouvez généralement modifier les commandes ou éventuellement les créer manuellement.
ASTUCE : Dans notre éditeur, il est actuellement possible de créer des factures plutôt simples pour les payeurs ou les non-payeurs. Pour une facturation plus avancée, comme l'autoliquidation et les types particuliers de commerce transfrontalier, ou pour créer des documents correctifs, il faudra utiliser un programme de comptabilité plus avancé.
