Σε αυτόν τον οδηγό θα βρείτε πληροφορίες για τη δυνατότητα δημιουργίας αυτόματων αποδεικτικών, καθώς και τη δυνατότητα να ρυθμίσετε αυτόματα την αποστολή, την αρίθμηση των αποδεικτικών, καθώς και το περιεχόμενό τους. Η δυνατότητα αυτόματης τιμολόγησης είναι ένα Premium χαρακτηριστικό, διαθέσιμο ξεκινώντας από το Business πακέτο.
1. Το ιδανικό πρώτο βήμα είναι η ρύθμιση των δεδομένων του κατόχου του E-shop. Στην σελίδα διαχείρισης του project, κάντε κλικ στις Ρυθμίσεις E-shop και στη συνέχεια στα Στοιχεία επικοινωνίας.
2. Συμπληρώστε τις λεπτομέρειες της επιχείρησής σας εδώ. Τα δεδομένα αυτά θα εμφανίζονται και στα αποδεικτικά στο πεδίο Πάροχος.
ΣΥΜΒΟΥΛΗ: Αν δεν καταβάλλετε Φ.Π.Α., οι πληροφορίες θα αναγράφονται στο πεδίο "Αναγνωστικό" του αποδεικτικού. Αν καταβάλλετε Φ.Π.Α., η ημερομηνία φορολόγησης θα αναγράφεται επίσης εδώ. Μπορείτε να βρείτε αναλυτικές πληροφορίες για τις ρυθμίσεις Φ.Π.Α. στο E-shop σας εδώ.
3. Για να ρυθμίσετε την αυτόματη δημιουργία αποδεικτικών, κάντε κλικ στις Ρυθμίσεις E-shop στη σελίδα διαχείρισης του project σας και στη συνέχεια επιλέξτε Αυτόματη τιμολόγηση.
4. Εδώ μπορείτε να ορίσετε συγκεκριμένες ιδιότητες για τα αποδεικτικά του E-shop σας.
ΣΥΜΒΟΥΛΗ: Το αποδεικτικό στέλνεται πάντα στον χρήστη στη γλώσσα υπό την οποία δημιουργήθηκε η παραγγελία. Το ίδιο ισχύει αν στείλετε το αποδεικτικό μη αυτόματα μέσα από την ενότητα Παραγγελίες. Ωστόσο, αν κατεβάσετε το αποδεικτικό χειρωνακτικά στον υπολογιστή σας, το αποδεικτικό θα βρίκεται στη γλώσσα του project.
Επιλογές ρύθμισης αυτόματης τιμολόγησης
Γενικές ρυθμίσεις
Αυτόματη τιμολόγηση
Εδώ μπορείτε να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε την λειτουργία αυτόματης τιμολόγησης. Αν είναι απενεργοποιημένη, τα αποδεικτικά δε δημιουργούνται και δεν υπάρχουν λεπτομέρειες που να αφορούν αποδεικτικά, στη διαχείριση παραγγελιών. Αυτό σημαίνει πως αν χρησιμοποιείτε κάποιο άλλο (εξωτερικό) σύστημα δημιουργίας αποδεικτικών, μπορείτε να απενεργοποιήσετε την λειτουργία.
Αποστολή αποδεικτικών
Από εδώ μπορείτε να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε την αυτόματη αποστολή αποδεικτικών στους πελάτες του E-shop σας. Αν η αυτόματη αποστολή είναι ενεργή, το αποδεικτικό θα στέλνεται αυτόματα όταν η παραγγελία σημειωθεί ως πληρωμένη.
ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Στην περίπτωση που η πληρωμή της παραγγελίας έγινε μέσω κάρτας, η πληρωμή γίνεται άμεσα και το αποδεικτικό επίσης εκδίδεται και στέλνεται άμεσα. Σε άλλες περιπτώσεις (π.χ. για πληρωμές μέσω τράπεζας), το αποδεικτικό δεν στέλνεται ώσπου να σημειώσετε την παραγγελία ως πληρωμένη.
Αν η δυνατότητα είναι ανενεργή, μπορείτε να στείλετε αποδεικτικό στον πελάτη απλά χρησιμοποιώντας το αντίστοιχο κουμπί στις λεπτομέρειες παραγγελίας.
ΣΥΜΒΟΥΛΗ: Κατά την Αυτόματη αποστολή, ένα αρχείο PDF θα σταλεί στον πελάτη ως μέρος του e-mail Επιβεβαίωσης πληρωμής της παραγγελίας. Κατά τη Μη αυτόματη αποστολή αποδεικτικών, ο πελάτης θα λάβει το προσαρμοσμένο σας e-mail καθώς και ένα αρχείο PDF. Μπορείτε να βρείτε αναλυτικές πληροφορίες για την επεξεργασία των αυτόματων e-mail που στέλνονται από το E-shop σας εδώ.
Αρίθμηση
Πρόθεμα
Εδώ μπορείτε να επιλέξετε τη μορφή αρίθμησης των αποδεικτικών. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αριθμούς ή γράμματα (αλλά όχι ειδικούς χαρακτήρες όπως τελεία ή κόμμα), καθώς και μία σταθερά (για εισαγωγή ημερομηνιών).
Ο μοναδικός ειδικός χαρακτήρας που μπορεί να χρησιμοποιηθεί είναι το "%", καθώς ορίζει τη χρήση της σταθεράς. Ως σταθερές, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα παρακάτω::
% YY %% MM %% DD% (ολόκληρη η ημερομηνία, π.χ. 14.09.2021 θα εμφανίζεται στη μορφή 210914)
% YYYY% (το τρέχον έτος, π.χ. 2022)
% YY% (το τρέχον έτος σε συντομογραφία, π.χ. το 2022 θα εμφανίζεται ως 22)
% MM% (ο τρέχων μήνας, π.χ. ο Σεπτέμβριος θα εμφανίζεται ως 09)
% DD% (η τρέχουσα ημέρα, π.χ. η 5η μέρα του μήνα θα εμφανίζεται ως 05)
Ελάχιστο όριο χαρακτήρων
Εδώ μπορείτε να ορίσετε το μέγεθος του αριθμητικού κώδικα, π.χ. το όνομα του αποδεικτικού. Το μέγιστο μέγεθος αρίθμησης αποδεικτικών είναι οι 12 χαρακτήρες, συμπεριλαμβανομένου του προθέματος (μη αυτόματα συμπληρωμένοι αριθμοί, γράμματα & σταθερές).
Εκκίνηση από το
Αυτή η ενότητα χρησιμοποιείται για τον ορισμό του εναρκτήριου αριθμού αποδεικτικών. Ως προεπιλογή, η αρίθμηση ξεκινά από το 1. Γενικά, προτείνεται να μην αλλάξετε αυτή την τιμή - αν ωστόσο έχετε ήδη δημιουργήσει παραστατικά (π.χ. σε άλλο σύστημα) και θέλετε να συνεχίσετε την αρίθμηση, μπορείτε να αλλάξετε τον εναρκτήριο αριθμό.
ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Η αρίθμηση των αποδεικτικών μηδενίζεται αυτόματα ανάλογα τις συμπληρωμένε σταθερές. Αν συμπληρώσετε μόνο τη σταθερά του έτους, η αρίθμηση θα μηδενίσει στο τέλος του έτους. Αν συμπληρωθεί η σταθερά του μήνα, η αρίθμηση μηδενίζει στο τέλος του μήνα, και αντίστοιχα αν συμπληρωθεί η σταθερά της ημέρας, ο αριθμός θα μηδενίζει στο τέλος κάθε μέρας.
Προεπισκόπηση του επόμενου αριθμού τιμολογίου
Η ενότητα αυτή σας δείχνει τη μορφή αρίθμησης. Ο αριθμός θα μεταβάλλεται αυτόματα στην περίπτωση αυτόματων αποδεικτικών.
Παράδειγμα ρυθμίσεων αρίθμησης
Για παράδειγμα, αν συμπληρώσετε "WN% MM %% YY%" στο Πρόθεμα έτσι ώστε τα γράμματα WN (παράδειγμα συντομογραφίας της Webnode) να εμφανίζονται στην αρχή του ονόματος, συνοδευόμενα από τον τρέχοντα μήνυα και έτος σε συντομογραφία. Ρυθμίστε τον Ελάχιστο αριθμό χαρακτήρων σε 12 και ορίστε την Έναρξη σε 15 (αν για παράδειγμα, έχουν ήδη δημιουργηθεί 14 αποδεικτικά σε άλλο σύστημα). Η τελική μορφή αυτού του παραδείγματος θα ήταν "WN062100015".
Περιεχόμενα αποδεικτικών
Κείμενο στο πάνω μέρος
Εδώ μπορείτε να ορίσετε το κείμενο που θα εμφανίζεται στην κορυφή του αποδεικτικού.
Κείμενο στο κάτω μέρος
Το κείμενο που θα συμπληρώσετε εδώ θα εμφανίζεται στο κάτω μέρος του αποδεικτικού.
Παράδειγμα αποδεικτικού που δημιουργήθηκε αυτόματα
1. Ο αριθμός (όνομα) του αποδεικτικού, το οποίο μπορείτε να επεξεργαστείτε στην ενότητα Αρίθμηση.
2. Πληροφορίες του ιδιοκτήτη του E-shop (από την ενότητα Στοιχεία επικοινωνίας).
3. Κείμενο στο πάνω μέρος.
4. Κείμενο στο κάτω μέρος.
ΣΥΜΒΟΥΛΗ: Όποτε χρειάζεται, μπορείτε να διαχειρίζεστε τις παραγγελίες σας καθώς και να τις δημιουργείτε μη αυτόματα.
ΣΥΜΒΟΥΛΗ: Εντός του editor, μπορείτε αυτή τη στιγμή να δημιουργείτε μία απλή έκδοση αποδεικτικών. Για πιο προχωρημένη τιμολόγηση, όπως το reverse charge (αντίστροφη χρέωση), άλλους ειδικούς τύπους εμπορίου, ή για δημιουργία συστήματος διόρθωσης αποδεικτικών, προτείνουμε τη χρήση πιο προχωρημένων λογιστικών προγραμμάτων.
