V tomto návode nájdete informácie k funkcii Automatické vytváranie faktúr, vrátane nastavení automatického odoslania, číslovania a obsahu faktúr.
Automatické vytváranie faktúr je prémiovou funkciou dostupnou s balíčkom Business.
1. Najskôr nastavte údaje o prevádzkovateľovi e-shopu. V detaile projektu zvoľte Nastavenie e-shopu a potom Kontaktné informácie.
2. Tu vyplňte informácie o vašej spoločnosti, ktoré sa potom budú zobrazovať na faktúre ako údaje Dodávateľa.
TIP: Pokiaľ nie ste platcom DPH, je táto informácia na faktúre uvedená v kolonke IČO. Ak ste platcom DPH, objavuje sa tu tiež dátum uskutočnenia zdaniteľného plnenia. Viac informácií o nastavení DPH v rámci e-shopu nájdete tu.
3. Pre nastavenie automatického vytvárania faktúr zvoľte v detaile projektu Nastavenia e-shopu a potom Faktúry.
Tu môžete nastaviť jednotlivé vlastnosti faktúr.
TIP: Faktúra je zákazníkovi vždy odoslaná v jazyku, v ktorom bola vytvorená objednávka. To tiež platí v prípade, že faktúru odošlete ručne zo Správy objednávok. Ak ale stiahnete faktúru ručne do počítača, bude v jazyku projektu.
Jednotlivé možnosti nastavenia automatického vytvárania faktúr
Všeobecné nastavenia
Automatické fakturácie
Tu môžete funkciu automatického vytvárania faktúr zapnúť alebo vypnúť.
Pokiaľ je funkcia vypnutá, faktúry sa nevytvárajú a v správe objednávok nie sú o faktúrach uvedené žiadne súvisiace informácie. Ak používate iný, externý systém, nechajte funkciu vypnutú.
Odosielanie faktúr
Tu môžete zapnúť alebo vypnúť automatické odosielanie faktúr zákazníkom.
Ak je automatické odosielanie zapnuté (teda je nastavená možnosť Automatické), faktúra sa automaticky odošle po tom, čo bude objednávka označená ako zaplatená.
UPOZORNENIE: V prípade platby kartou je úhrada prevedená hneď po vytvorení objednávky a následne je vygenerovaná a odoslaná aj faktúra. V prípade iného typu úhrady (napr. bankovým prevodom) je faktúra odoslaná až vo chvíli, kedy objednávku označíte za uhradenú.
Ak je funkcia vypnutá (je zvolená možnosť Manuálne), je možné odoslať faktúru iba použitím tlačidla v detaile objednávky.
TIP: Pri Automatickom odosielaní bude PDF súbor zaslaný v rámci e-mailu Objednávka zaplatená. Pri Manuálnom odosielaní bude zaslaný váš vlastný upravený e-mail s PDF súborom. Viac informácií o úprave automatických e-mailov nájdete tu.
Číslovanie
Predpona
V tejto časti nastavíte podobu číslovania faktúr. Môžete zvoliť ľubovoľné čísla či písmená (nie však špeciálne znaky ako čiarky a bodky) a tiež konštantu (označenie pre automatické vloženie dát).
Jediný špeciálnym znakom, ktorý je možné vložiť, je “%”, keďže definuje použitie konštanty. Pre konštanty môžete použiť:
- %YY%%MM%%DD% (celý aktuálny dátum, napr. 17.11. 2021 sa zobrazí v podobe 211117)
- %YYYY% (aktuálny rok, napr. 2021)
- %YY% (aktuálny rok v skrátenej podobe, napr. 21)
- %MM% (aktuálny mesiac, napr. november sa zobrazí ako 11)
- %DD% (aktuálny deň, napr. 17)
Minimálny počet znakov
Tu môžete nastaviť dĺžku číselného kódu, teda názvu faktúry. Maximálna dĺžka číslovania faktúry je obmedzená na 12 znakov. Do tohto počtu sa počíta predpona (ručne vložené písmená alebo čísla a konštanty)
Začať od
Táto sekcia slúži k nastaveniu počiatočného čísla v rámci číslovania faktúr. Východiskové nastavenie číslovania je od hodnoty 1. Všeobecne odporúčame túto hodnotu nemeniť. Ak však máte vytvorené faktúry z predošlej doby v inom systéme a chcete pokračovať v rámci nášho systému, je možné počiatočné číslo zmeniť.
TIP: Číslovanie faktúr sa automaticky vynuluje podľa vložených konštant. V prípade, že je vložená len konštanta roka, vynuluje sa číslovanie na konci roka. Ak je vložená i hodnota mesiaca, vynuluje sa číslovanie na konci mesiaca. Ak je vložená konštanta dňa, vynuluje sa číslo každý deň.
Náhľad čísla ďalšej vytvorenej faktúry
V tejto sekcii sa zobrazuje podoba číslovania faktúry. Tento tvar bude automaticky generovaný na vystavených faktúrach.
Príklad nastavenia číslovania
Ak do predpony uvediete napr. WN%MM%%YY%, na začiatku sa budú zobrazovať písmena WN a potom aktuálny mesiac a rok v skrátenom tvare. Ak minimálny počet znakov nastavíte na 12 a do políčka Začať od nastavíte 15 (pretože prvých 14 bolo vytvorených v inom programe), finálne číslo bude napr. WN102100015.
Obsah faktúry
Horný text
Tu nastavíte text, ktorý sa bude zobrazovať v hornej časti faktúry.
Spodný text
Text vyplnený v tomto políčku sa zobrazuje v spodnej časti faktúry.
Príklad automaticky vytvorenej faktúry
- Číslo (názov) faktúry, ktoré sa dá upraviť v sekcii Číslovanie.
- Informácie o vlastníkovi e-shopu zo sekcie Kontaktné informácie.
- Horný text.
- Spodný text.
TIP: Ak je to potrebné, môžete objednávky upravovať alebo ich vytvárať ručne.
V našom editore je možné vytvárať jednoduché faktúry pre platcov či neplatcov DPH. Pre pokročilejšiu fakturáciu v rámci reverse charge a špeciálnych typov cezhraničného obchodu, či vytváranie opravných dokladov, bude potrebné použiť pokročilejší program.